Gestão eficaz do tempo

Estamos rodeados de distrações o tempo todo e não resistimos em darmos apenas uma olhadinha no WhatsApp ou nas redes sociais, mas quando notamos, perdemos um tempo precioso! Tempo este que não volta jamais! Certa vez, li uma frase que me chamou muita atenção: “Quem mata o tempo não é assassino, é suicida!”, achei perfeita a colocação e plenamente aplicável nos dias de hoje.

Quem de nós não gostaria de ter mais tempo para aproveitar a vida? Mais tempo com a família ou com os amigos, mais tempo para realizar as atividades de lazer, cuidar mais da saúde, ser mais produtivo, entregar mais resultados, dar conta de mais atividades, enfim, conseguir potencializar o tempo? A grande questão é: como conseguir ter mais tempo para as coisas que realmente são importantes para nós? Como nos livrarmos dos “assassinos do tempo”?

Em primeiro lugar, façamos justiça, o tempo é 100% democrático, todos nós dispomos das mesmas 24 horas por dia. A forma com que lidamos com essas horas é que faz total diferença.

A vida moderna nos impõe muitas atividades que não tínhamos há alguns anos atrás: telefone celular, WhatsApp, redes sociais, Netflix, tudo ali, fácil, literalmente na palma da mão. Tudo para facilitar a nossa vida e nos proporcionar mais tempo. Será mesmo? Ou seria esta uma armadilha perfeita para perdermos ainda mais tempo?

Então, por que administrar melhor o tempo é importante?

Em primeiro lugar, porque a gestão do tempo é uma ferramenta fundamental para conseguir seus objetivos profissionais e pessoais. Quem é negligente com a administração do seu tempo se perde totalmente num mar de compromissos e atividades e se prejudica muito, tendo um impacto devastador, tanto na carreira quanto na vida pessoal.

Em segundo lugar, porque administrar o tempo de forma adequada é fundamental para ter uma vida equilibrada e feliz! Se você não consegue fazer o que tem que ser feito, além de improdutivo, será frustrante, e esta frustração pode, inclusive, impactar na sua saúde mental e na sua qualidade de vida!

Não sou nenhum guru, nem tão pouco vou me propor a te ensinar uma “fórmula mágica” para que você nunca mais tenha dificuldade em administrar o seu tempo. Mas, uma coisa eu posso compartilhar com você: as ferramentas que uso no meu dia a dia e que me ajudam bastante a gerenciar melhor o meu tempo, além de me proporcionarem maior produtividade no trabalho e mais qualidade de vida.

Vamos a elas:

1) Planejamento

Planejar é a melhor forma de se ganhar tempo. Desperdiçamos o tempo precioso quando não nos organizamos, seja procurando coisas perdidas ou refazendo tarefas. Portanto, faça uma lista de todas as suas atividades para o dia seguinte. Divida essas atividades em três categorias: importante, urgente e circunstancial.

• Importantes: são aquelas que trazem resultados e fazem a diferença na sua vida. Possuem um prazo de entrega maior e, por isso, é possível realizá-las respeitando um planejamento. Estas tarefas geralmente estão ligadas a objetivos e metas e constam na lista de afazeres. De vez em quando, algo que era “apenas” importante e não foi feito passa a ser urgente.

• Urgentes: são aquelas que exigem atenção imediata. São os famosos “incêndios” que volta e meia temos que apagar. Elas exigem nossa total atenção porque as consequências de não lidar com elas são imediatas e geralmente problemáticas.

• Circunstanciais: são aquelas que você é levado a fazer por causa das

circunstâncias, as quais podem vir de outras pessoas ou serem resultados de maus hábitos. Não agregam nada de bom e só desperdiçam seu tempo. São, por exemplo, aquelas reuniões desnecessárias (geralmente marcadas na última hora), aquele colega de trabalho que te pede “só um minutinho” e coisas do gênero.

Nosso foco principal deve estar naquilo que é importante, até mesmo porque se as atividades importantes não forem feitas, eles podem se transformar em urgentes e aí precisarão ser feitas imediatamente e “no sufoco”. Algo que geralmente é bastante desgastante tanto física quanto mentalmente. Após essa classificação, estime um tempo para cada atividade, colocando as mais difíceis no topo da lista. Precisamos sempre trabalhar de uma maneira planejada, organizada e estruturada.

2 – Aprenda a dizer NÃO

Dizer não pode ser libertador e tirar um grande peso das nossas costas. O problema é que na nossa cultura, ao dizer “não” uma pessoa pode ser vista como alguém que não coopera, não agrega ou até uma pessoa mal educada! No passado, eu tinha certa dificuldade em dizer não para as pessoas, mas com a maturidade profissional e o passar do tempo, ficou muito claro pra mim que “não também é resposta”. Claro que, sempre que você disser um “não”, faça de forma diplomática e ofereça outras possibilidades sempre que possível.

3 – Faça uma coisa de cada vez

Evite distrações e foque naquilo que está fazendo. Uma coisa de cada vez! Quem tenta fazer tudo ao mesmo tempo não consegue fazer nada bem feito. É fundamental organizar suas tarefas e executá-las uma a uma, do começo ao fim, sem interrupções. É importante que seja feito assim, pois sempre que você começa uma nova atividade, você leva um tempo para entrar no ritmo, concentrar-se no que precisa ser feito e como irá finalizar. Interrupções geram perda de concentração e você perderá o foco, tendo que refazer esse processo várias vezes, perdendo muito mais tempo do que o estimado para realizar aquela tarefa.

4 - Use a tecnologia a seu favor

Use a tecnologia para ganhar tempo, fazendo o máximo de coisas que puder pela Internet ou telefone, evitando perder tempo deslocando-se sem necessidade e falar pessoalmente o que pode ser dito pelo telefone ou enviado por e-mail e WhatsApp.

5 – Aprenda a delegar

Delegar: quais são as tarefas que você tem obrigação de cumprir? E quais são aquelas que outras pessoas podem assumir ou que você pode automatizar? Em muitos casos, outras pessoas poderão realizar determinada atividade com mais eficiência do que você. Então, não hesite em delegar atividades para evitar que se tornem uma urgência e atrapalhem o seu dia.

6 – Local de trabalho organizado

O local de trabalho tem que ser organizado para que você evite perder tempo procurando documentos, pastas ou relatórios. Tanto no armário, como no computador, tudo deve ser organizado por assuntos (pastas) para que você ache o que procura da forma mais rápida possível. Área de trabalho como mesa, gavetas e armários sempre limpos e livres de qualquer tipo de bagunça!

7 - Cuidado com as redes sociais

Quem é que não gosta de dar uma olhada no Instagram, Facebook ou Twitter? O problema é que esta “olhadinha” é uma bela armadilha e grande tentação, uma verdadeira assassina de tempo.

Separe um tempo para olhar suas redes sociais, antes de entrar no trabalho, no horário do almoço e após o trabalho. É importante se atualizar, mas isso tem que ser feito com bom senso e sabedoria.

8 – Gerencie seus e-mails e ligações telefônicas

Procure reservar um determinado horário para responder seus e-mails (particularmente, eu os respondo próximo ao horário do almoço e mais para o final da tarde). Desta forma, você não se desfoca do que está fazendo.

Com relação às ligações telefônicas, se forem de celular eu geralmente não atendo (em caso de urgências, pode ter certeza de que te mandarão mensagem no WhatsApp), quando é no ramal do trabalho e ninguém puder atender para mim, atendo e digo que mais tarde retornarei (a menos que seja algo muito importante).

Portanto, gerir o tempo é uma ferramenta importante para se alcançar metas e objetivos, tanto no âmbito profissional quanto pessoal, e para uma qualidade de vida melhor também. Espero que essas dicas possam te proporcionar maior produtividade e uma vida equilibrada, assim como têm me ajudado todos esses anos.

---

Paulo Abrantes

Executivo sênior com mais de 20 anos de experiência nas áreas de Comunicação, Marketing e Negócios. Professor universitário.

abrantes_paulo@yahoo.com.br