Orçamentação escolar: inovação e estratégias de gestão financeira para sua escola crescer

Entenda o que é orçamentação escolar, sua relevância e como tecnologia e inovação podem auxiliar neste processo.

Por Raquel Tiburski

Sócia-fundadora do superApp Diário Escola

Hoje, vamos falar sobre um tema essencial e prioritário para a administração de instituições de ensino: a orçamentação escolar. Estou aqui para contar para vocês como tecnologia e inovação podem tornar emocionante esse processo que influencia diretamente o futuro da educação.

O sonho de toda dona de escola, diretora, gestora, professora, estudante e família, sem dúvida, é educação de qualidade. Mas como garantir que esse sonho se torne realidade, especialmente em um cenário econômico desafiador como o do Brasil? A resposta é simples: orçamentação escolar eficaz.

👉POR QUE ISSO É IMPORTANTE⚠️

A orçamentação escolar é estratégica, pois transcende a mera organização de receitas e despesas. É pilar fundamental na busca pela excelência educacional e por uma gestão mais eficiente e sustentável.

Em um macrocenário econômico desafiador e competitivo, é ela que permite planejar investimentos e, ao mesmo tempo, controlar gastos e despesas de forma otimizada.

Assim, o propósito da orçamentação escolar eficaz é melhorar o ensino e potencializar a aprendizagem por meio da sustentabilidade econômica e financeira das instituições de ensino.

O que é orçamentação escolar?

Antes de mergulharmos no mundo da orçamentação escolar, vamos esclarecer seu conceito. Afinal de contas, não se trata apenas de números e planilhas, mas sim de uma ferramenta poderosa para garantir a sustentabilidade financeira e a qualidade educacional.

A orçamentação escolar é o processo de planejar, organizar e controlar os recursos financeiros das instituições de ensino. Então, mais do que simplesmente anotar receitas e despesas, ela pode ser considerada estratégica e inteligente quando permite:

✅investir em infraestrutura, materiais didáticos e tecnologias que garantem a qualidade do ambiente de aprendizagem.

✅valorizar os profissionais da educação com salários e benefícios justos.

✅oferecer bolsas de estudo e descontos para que a educação seja acessível a todos.

✅preservar a estabilidade financeira e econômica da escola e, como resultado, evitar imprevistos e equilibrar receitas e despesas. 

Orçamentação escolar vs. Orçamento: sutil diferença

É comum confundir esses termos, mas há uma diferença sutil entre a orçamentação escolar e o orçamento da escola.

👉ORÇAMENTAÇÃO ESCOLAR é um processo técnico e multidisciplinar, portanto mais amplo, que envolve analisar, planejar, decidir e organizar estrategicamente os recursos financeiros das instituições de ensino. Seu foco é alcançar objetivos estratégicos e otimizar a qualidade educacional.

👉ORÇAMENTO é o resultado do processo de orçamentação escolar. É um documento formal que traduz a orçamentação escolar em valores monetários, detalha despesas e projeta receitas previstas para um determinado período.

Portanto, podemos dizer que a orçamentação escolar é a mente por trás do orçamento, que detalha onde e como os recursos serão aplicados durante o ano letivo, por exemplo.

Como fazer a orçamentação escolar

A orçamentação escolar deve ser um processo participativo, portanto, deve envolver todos os setores da escola. Nesse sentido, é imprescindível considerar as necessidades de cada área, as metas educacionais e os recursos disponíveis.

Além disso, é essencial manter um acompanhamento constante do orçamento e fazer ajustes quando necessário. Com toda a certeza, uma orçamentação escolar eficaz requer um profundo entendimento das necessidades e possibilidades da instituição.

Agora que esclarecemos os conceitos, vamos abordar o “COMO” fazer a orçamentação escolar.

✅Defina objetivos, metas e prioridades

Comece por definir objetivos, metas e prioridades. O que a escola deseja alcançar? Quais são os sonhos, as metas e as prioridades para o futuro?

✅Engajar para avançar

Em seguida, envolva toda a equipe. Promova uma cultura de transparência e colaboração.

✅Diagnóstico financeiro

Ao mesmo tempo, utilize dados históricos para um diagnóstico financeiro. Analise as receitas e despesas da escola nos últimos anos. Quais foram as principais fontes de receita? Quais foram os maiores gastos?

✅Projete receitas e despesas

Com base no diagnóstico financeiro, faça uma projeção das receitas e despesas para o próximo período.

✅Priorize investimentos

Estabeleça os investimentos prioritários baseando-se nos objetivos e na previsão de receitas e despesas.

✅Acompanhe e avalie

É superimportante acompanhar a realização do orçamento periodicamente. Esteja atenta às tendências do cenário econômico brasileiro. Acima de tudo, seja flexível para ajustar o plano conforme necessário.

Obstáculos e desafios na orçamentação escolar

As principais dificuldades na orçamentação escolar são:

👉Inadimplência escolar

Atrasos nos pagamentos das mensalidades podem comprometer rapidamente a gestão financeira da escola.

👉Cancelamentos de receitas

A perda de alunos por cancelamento de matrículas pode resultar em uma diminuição significativa das receitas previstas.

👉Desalinhamento entre planejamento e execução

Um dos maiores problemas é a diferença entre o que foi planejado e o que, de fato, é executado. Não adianta ter um excelente planejamento no papel se, na prática, os gastos estão desorganizados.

👉Educação financeira insuficiente

Muitas escolas enfrentam dificuldades devido à falta de conhecimento em gestão financeira.

Enfim, obstáculos e dificuldades reforçam a necessidade de uma gestão financeira eficiente e de um planejamento orçamentário cuidadoso. Por isso, é essencial que as escolas busquem estratégias com tecnologia e inovação para superar esses desafios.

Gastos vs. Investimentos

Saber a diferença entre GASTOS e INVESTIMENTOS é essencial. Tanto para uma gestão financeira eficaz, quanto para uma orçamentação escolar efetiva.

👉Gastos

Referem-se ao dinheiro usado para manter a operação diária. Por isso, inclui salários de professores e funcionários, custos de manutenção, contas de serviços públicos, materiais didáticos, entre outros. São custos recorrentes, necessários para o funcionamento da escola.

👉Investimentos

São despesas que têm o objetivo de gerar benefícios futuros para a escola. Nesse sentido, podem incluir a compra de equipamentos, a construção de novas instalações, programas de treinamento para professores, a implementação de novas tecnologias, entre outros. Embora esses custos possam ser significativos no curto prazo, eles são feitos com a expectativa e o propósito de melhorar a qualidade da educação.

Em resumo, ambos são significativos para o equilíbrio financeiro e a sustentabilidade econômica das instituições de ensino e, sobretudo, devem ser considerados cuidadosamente durante o processo de orçamentação escolar.

Dicas práticas para uma orçamentação escolar de sucesso

As principais dicas para uma orçamentação escolar de sucesso são: 

✅Planeje a longo prazo

Antecipe desafios e oportunidades: planeje a longo prazo. Sobretudo, para garantir uma visão abrangente para o futuro.

✅Automatize processos

Utilize sistemas integrados para simplificar tarefas administrativas como o superApp Diário Escola.

✅Invista em capacitação

Mantenha sua equipe atualizada e capaz de utilizar plenamente as ferramentas disponíveis.

Orçamentação escolar: aspectos técnicos e estratégias financeiras

Donas de escolas, diretoras e gestoras comprometidas, este trecho final é para vocês. Em conversas com nossas escolas parceiras, sempre surge a questão central da gestão financeira. Como tenho boa memória, aproveito para comentar e elucidar boa parte das dúvidas.

Por isso, entro em terreno técnico e compartilho alguns conceitos fundamentais de contabilidade e gestão financeira na orçamentação escolar. Vamos explorar como a análise financeira detalhada pode ser uma aliada valiosa no processo de tomada de decisões.

A contabilidade e a gestão financeira são fundamentais para a orçamentação escolar. Continue a ler e veja mais alguns conceitos e noções importantes.

✅Rigor financeiro na orçamentação escolar: contabilidade, na prática

A gestão financeira em instituições de ensino da rede privada, com toda certeza, além de tecnologia e inovação, exige abordagem especializada. A contabilidade, por isso, é uma bússola. Oferece insights técnicos essenciais para a tomada de decisões mais bem informadas.

São as informações e os lançamentos contábeis. Elas, de fato, mostram ao gestor a “foto” financeira e econômica atual, de períodos passados e, até alguma previsão para períodos futuros.

Por isso, toda movimentação financeira, administrativa e econômica deve passar pela escrituração contábil. Assim, em ordem cronológica, todos os lançamentos contábeis e suas origens ficam registrados e categorizados corretamente. Sem dúvida, um processo que torna mais fácil e transparente controlar o patrimônio e as finanças.

✅Análise vertical e horizontal: desvendando tendências financeiras

As análises vertical e horizontal, sem dúvida, são ferramentas poderosas. A análise vertical examina a proporção de cada conta em relação ao total do orçamento, enquanto a análise horizontal compara os valores ao longo do tempo.

Essas técnicas, de fato, facilitam identificar padrões, riscos e oportunidades de otimização. Nesse sentido, fica uma outra dica para as donas de escolas, diretoras e gestoras: dediquem tempo e atenção para “pensar” o negócio educacional.

Com toda a certeza, sei bem do que falo, é superimportante não se deixar soterrar pela operação e o dia a dia. Momentos de contemplação, são necessários para desanuviar a mente e oportunizar clareza para analisar as finanças da escola.

✅Gestão de custos: papel essencial na orçamentação

Para instituições de ensino particulares a gestão de custos é fundamental. Isto é, identificar e classificar os custos fixos e variáveis e relacioná-los aos diferentes setores da escola proporciona uma visão clara das despesas. Assim, essa abordagem contribui para a alocação de recursos mais eficaz e para maximizar o retorno sobre o investimento.

👉O CUSTO POR ALUNO, por exemplo, é um indicador que mostra quanto a escola gasta por estudante. Ele é calculado dividindo o total de despesas pelo número de educandos. Este indicador é útil para planejar o orçamento e definir as mensalidades. Calcular o custo por aluno é um processo relativamente simples, mas que requer atenção aos detalhes. Aqui estão os passos:

✅Identifique todas as despesas: em primeiro lugar, você precisa identificar todas as despesas da escola. Isso pode incluir salários dos funcionários, custos de manutenção, materiais didáticos, contas de luz e água, entre outros.

✅Some todas as despesas: após identificar todas as despesas, some-as para obter o custo total da escola.

✅Divida o custo total pelo número de alunos: finalmente, ao dividir todas as despesas pelo número de alunos da escola, como resultado, você terá o custo unitário por estudante.

Lembre-se, este é um cálculo simplificado. Na prática, é mais complexo, pois algumas despesas podem ser específicas para certos alunos ou turmas. Além disso, é importante considerar que o custo por aluno pode variar ao longo do ano. Por isso, é importante refazer esse cálculo regularmente.

✅Fluxo de caixa: a bússola financeira

O fluxo de caixa é a bússola que guia a orçamentação escolar, é uma ferramenta que permite acompanhar todas as entradas e saídas de dinheiro da escola. Por isso, é essencial entender a situação financeira da instituição e planejar o orçamento de forma eficiente.

Manter o plano de contas sob controle, com entradas e saídas de recursos bem classificadas e organizadas, portanto, é vital para evitar surpresas desagradáveis. Quanto mais precisas forem as projeções do fluxo de caixa, com toda a certeza, mais segura e estratégica será a gestão financeira em sua instituição.

Certamente, dois bons exemplos que influenciam o fluxo de caixa e a orçamentação escolar são:

👉RESERVA DE CONTINGÊNCIA para cobrir despesas imprevistas ou variações no fluxo de caixa, por exemplo.

👉PONTO DE EQUILÍBRIO. Isto é, conseguir matricular o número mínimo de alunos que a escola precisa para cobrir todas as suas despesas. O cálculo se verifica ao dividir o total de despesas fixas pelo lucro por aluno.

✅O investimento em tecnologia na gestão financeira é uma necessidade

Lembre-se, a gestão financeira eficiente é a chave para uma orçamentação escolar bem-sucedida. Por isso, investir em tecnologia gera grandes benefícios para a gestão escolar. 

A integração a sistemas tecnológicos especializados traz vantagens competitivas. Assim, o diferencial estratégico para sua instituição de ensino é automatizar processos, reduzir custos, ficar por dentro das finanças da instituição e, como resultado, crescer. 

Um supersistema de educação e gestão como o Diário Escola, por exemplo, contribui para a eficácia da orçamentação escolar, economiza tempo e recursos enquanto coloca o controle total da escola na palma da mão.

Assim, com inteligência e inovação em gestão financeira, pedagógica e da comunicação escolar, o superApp Diário Escola é o parceiro estratégico que faz boa parte do trabalho administrativo para você.

Nesse sentido, um supersistema de educação e gestão escolar como o Diário Escola organiza, facilita e simplifica tarefas administrativas e os processos de:

✅Lançamento de receitas e despesas

Automatize o lançamento de receitas e despesas, evitando erros e retrabalho.

✅Controle de caixa

Tenha uma visão geral do caixa da sua escola em tempo real.

✅Emissão de relatórios

Gere relatórios personalizados para acompanhar a situação financeira da sua escola.

✅Gestão de contratos

Gerencie os contratos escolares de forma eficiente com a assinatura eletrônica no superApp Diário Escola. Uma maneira simples de autenticação com segurança jurídica na chancela de autenticidade.

✅Comunicação escolar

A comunicação escolar é um potente instrumento para conectar e aproximar escolas e famílias. Envie comunicados, informativos, mensagens, alertas, lembretes, notícias e cobranças de forma rápida e eficiente.

O supersistema de educação e gestão Diário Escola oferece:

👉Módulo financeiro completo

Para que você tenha um controle total das finanças da sua escola.

👉Facilidade de uso

Interface intuitiva e amigável, mesmo para quem não tem experiência com tecnologia.

👉Segurança

Seus dados são armazenados em nuvem e tratados com os mais altos padrões de segurança. Tudo em acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

👉Atendimento humanizado

O superApp Diário Escola oferece um atendimento humanizado e diferenciado para você e sua instituição de ensino. Chega de perder tempo em menus telefônicos ou digitar comandos sem resposta! Nossa equipe de consultores está pronta para atender com atenção, inteligência, empatia e a simpatia que você e sua escola merecem.

Com o superApp Diário Escola, você pode:

✅Ganhar tempo

Automatize tarefas administrativas e tenha mais tempo para se dedicar ao que mais importa: a educação dos seus alunos.

✅Economizar dinheiro

Tenha uma visão clara das suas finanças e faça compras mais inteligentes.

✅Melhorar a qualidade da educação

Invista em recursos que fazem a diferença na aprendizagem dos seus alunos.

✅Agilizar processos

Automatize tarefas repetitivas e libere tempo para atividades mais estratégicas.

✅Melhorar a comunicação

Comunique-se de forma mais eficiente com a comunidade escolar.

✅Personalizar o aprendizado

Ofereça aos seus alunos uma experiência de aprendizado personalizada e engajadora.

✅Tomar decisões mais assertivas

Utilize dados e relatórios para tomar decisões mais inteligentes sobre a gestão da sua escola.

Neste post, vimos o que é a orçamentação escolar, como realizá-la e como a tecnologia pode auxiliar nesse processo. Em resumo, quando eficaz, ela é estratégica para o equilíbrio financeiro das instituições de ensino e para garantir a qualidade da educação.

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Por Raquel Tiburski

Diretora de Marketing e Vendas do Diário Escola. Especialista em Formação Pedagógica de Professores. Tem mais de 20 anos de experiência de atendimento ao cliente.

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